Farr Niemann QSS - Organisationshandbuch

Daneben besteht die Möglichkeit, individuelle Regelungen und Arbeitshilfen z.B. zur Eigenverwaltung und zum IT-Bereich aufzunehmen. Die Arbeitshilfen zur Einhaltung der Berufspflichten sind unterschiedlich gestaltet, je nachdem, ob man eine Verpflichtungserklärung bei der Einstellung in regelmäßigen Zeitabständen oder auftragsbezogen einholen will. Mit den Arbeitshilfen zur Annahme, Fortführung und Beendigung von Aufträgen wird die Einhaltung der jeweils erforderlichen Voraussetzungen abgefragt. Die Arbeitshilfen zur Personalorganisation enthalten Hilfen zur Bewerberbeurteilung, zum Einstellungsprocedere, zur Aus- und Fortbildung sowie zur Mitarbeiterbeurteilung. Die Regelungen und Arbeitshilfen zur Gesamtplanung aller Aufträge weisen auf die einzuhaltenden Voraussetzungen hin. Entsprechendes gilt für die Regelungen und Arbeitshilfen zum Umgang mit Beschwerden und Vorwürfen. Die Arbeitshilfen zur Auftragsorganisation bieten neben einer Checkliste zur Einho¬lung von fachlichem Rat vor allem Vorschläge zur Gestaltung der verschiedenen Akten, die zu führen sind, zur Gestaltung des Mandantenstammblatts sowie Blanko-Formulare für individuelle Regelungen und Arbeitshilfen, die in ihrem Äußeren den übrigen Regelungen und Arbeitshilfen angepasst sind. Die Arbeitshilfen zur Nachschau gliedern sich in Arbeitshilfen

• zur Planung der Praxisorganisation und der Auftragsabwicklung,
• zur Durchführung der Nachschau der Praxisorganisation und Auftragsabwicklung,
• zur Struktur eines Nachschauberichts sowie
• für einen Erfassungsbogen zur Maßnahmenumsetzung.

Dabei sind die Arbeitshilfen zur Durchführung der Nachschau dem Fragebogen IDW PH 9.140 unter Berücksichtigung der danach ergangenen berufsrechtlichen Vorgaben zur Praxisorganisation und Auftrags-durchführung angepasst. Sie können auch bereits nach Abschluss jeder Prüfung ausgefüllt werden, um damit Vorbereitungen für die spätere Nachschau zu treffen, mit dem Ziel, die Arbeiten bei der Nachschau zu erleichtern. Für die eigentliche Nachschau können sodann auf der Grundlage der Nachschauplanung die (ggf. vorbereiteten) Arbeitshilfen ausgewertet und zu dem Nachschaubericht sowie dem Erfassungsbogen zur Maßnahmenumsetzung ausgewertet werden. Auf Arbeitshilfen zur Nachschau bei Konzernabschlussprüfungen und Prüfungen der MaBV wurde vorerst verzichtet. Zur Datensicherheit und zum Datenschutz werden standardisierte Regelungen vorgegeben, die den berufsrechtlichen Vorgaben entsprechen. Die Arbeitshilfe zur Einhaltung von Fristen und Bescheiden beinhaltet einen praxiserprobten Vorschlag, der – wie alle übrigen Arbeitshilfen – an die individuellen Anforderungen angepasst werden kann. Die Regelungen und Arbeitshilfen zur Archivierung und Aufbewahrung sind gleichermaßen wie die sonstigen Regelungen und Arbeitshilfen so gestaltet, dass die berufsrechtlichen Vorgaben eingehalten werden.